Digital document management – The paperless means to greater efficiency and higher security

Wie  man  mit  Praxis-Know-how  die  Komplexität  von  Digitalisierungsprojekten  meistert.

Die   vollständige   Digitalisierung   des   Schriftverkehrs  ermöglicht   zentral   gesteuerte  und  damit   wesentlich  effizientere   Prozesse.  Durch  eine  überlegte  Zugriffsverwaltung  kann  zudem auch  die  Sicherheit markant  erhöht  werden. Dass  viele  Organisationen  dennoch  zögern, liegt  vor allem  am  fehlenden  internen  Know-how.

Digitales Dokumentmanagement – Effizienter und Sicherer

Auch wenn heute in fast allen Unternehmen der Grossteil der Korrespondenz elektronisch geführt sowie die Mehrheit der Dokumente am Computer erfasst und verwaltet wird: Papierdokumente sind nach wie vor Geschäftsalltag. Vor allem im direkten Kundenkontakt fällt in den meisten Organisationen noch immer eine grosse Menge an herkömmlicher Briefpost an und auch viele Formulare werden weiterhin auf Papier ausgefüllt. Zudem lagern in den Kellern zum Teil umfangreiche Altbestände, die aus rechtlichen Gründen nicht nur sicher aufbewahrt, sondern im Bedarfsfall auch wieder schnell gefunden werden müssen. Dieses Nebeneinander von Elektronik und Papier verhindert in der Praxis nicht nur schlankere Workflows und erschwert die effiziente, zentrale Verwaltung aller Dokumente. Auch die Vorteile eines digitalen Dokumentenmanagementsystems im Bereich der Suche und der Sicherheit können nur zum Teil ausgespielt werden, wenn die Papierakten für das System nicht oder nur über den Umweg von naturgemäss ungenauen Verweisen angebunden sind.

DIGITALES DOKUMENTMANAGEMENT – PROJEKTE AUF ANHIEB RICHTIG AUFSETZEN

Diese Ineffizienz im Dokumentenmanagement kostet viel Geld. Viele Organisationen haben deswegen auch das grundsätzliche Bedürfnis, ihren Papierweg zu digitalisieren. Geht es an die konkrete Umsetzung, zögern allerdings immer noch viele. Haupthinderungsgrund sind rechtliche Bedenken. Den Unternehmen fehlt meist das interne Know-how, um das Digitalisierungsprojekt gesetzeskonform und gleichzeitig effizient umzusetzen.

DIGITALES DOKUMENTMANAGEMENT – PRAXIS KNOW-HOW IST MATCHENTSCHEIDEND

Diese Zurückhaltung ist insofern verständlich, als für eine Digitalisierung neben einem profunden Verständnis der technischen Infrastrukturen vor allem auch eine umfassende Praxis aus möglichst vielen, ähnlich gelagerten Vorhaben notwendig ist. Denn während die Systeme heute erprobt und weitgehend standardisiert sind, weisen die Prozesse meist unternehmensspezifische Charakteristiken auf, die eine individuell angepasste Vorgehensweise erfordern. Dabei muss nicht nur geklärt werden, wie und durch wen die Dokumente am besten erfasst werden, damit sich die Workflows optimal und möglichst wirtschaftlich gestalten. Auch die rechtlichen Aspekte und die dafür grundlegende Regelung der Zugriffe erfordern neben der notwendigen Fachkenntnis viel praktische Erfahrung.

DIGITALES DOKUMENTMANAGEMENT – MEHR SICHERHEIT UND AKZEPTANZ

Richtig implementiert erhöht eine Zugriffsverwaltung die Sicherheit markant. Die Berechtigungen lassen sich personen- oder funktionsbezogen exakt an die spezifischen Anforderungen einer Organisation anpassen. Zudem kann in digitalen Systemen jederzeit zweifelsfrei nachvollzogen werden, wer wann welche Aktivitäten vorgenommen hat (Abb. 2).

                                Dass die Systeme und Prozesse genau passen, ist auch aus Sicht der Benutzerfreundlichkeit und damit für die langfristige Pflege des DMS entscheidend. Die Erfahrung zeigt, dass eine mangelnde Akzeptanz bei den Anwendern zum Aufbau von Schattenarchiven in den Abteilungen führen kann, die den Nutzen des zentralen DMS grundsätzlich in Frage stellen.

DIGITALES DOKUMENTMANAGEMENT – SICHER UND KOSTENGÜNIG

Durch eine Digitalisierung lässt sich zudem in vielen Fällen ganz konkret Geld sparen. So werden keine Räumlichkeiten mehr für die Archivierung der Papierakten benötigt. Dies schlägt umso stärker zu Buche, als die sichere Lagerung von Papier nicht nur verhältnismässig viel Platz beansprucht, sondern auch Klimatisierungsanlagen zur Kontrolle der Luftfeuchtigkeit sowie spezielle Brandschutzmassnahmen benötigt.

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